Как проверить главного бухгалтера: чек-лист для собственника бизнеса

Проверка главного бухгалтера - это не про недоверие, а про нормальный управленческий контроль. Даже опытный бухгалтер может ошибаться, работать в перегрузке или вести учет “по привычке”.

Проблемы в бухгалтерии часто становятся заметны слишком поздно: когда приходит требование из налоговой, появляется непонятная задолженность на ЕНС, блокируется счет или нужно срочно менять бухгалтера

Проверка особенно нужна, если:

• собственник не понимает, из чего складываются налоги;
• часто приходят требования от налоговой;
• на ЕНС непонятная переплата или задолженность;
• бухгалтер не может объяснить сумму НДС, прибыли или УСН;
• документы не систематизированы;
• кадровый учет ведется хаотично;
• в базе есть старые непонятные остатки;
• бухгалтер работает по принципу “мы всегда так делали”;
• компания планирует сменить бухгалтера или перейти на аутсорсинг.

Один признак еще не означает катастрофу. Но если таких признаков несколько, лучше проверить учет заранее, пока ошибка не стала дорогой.

Иногда внешне кажется, что бухгалтерия работает: отчеты сдаются, налоги платятся, зарплата начисляется. Но при проверке выясняется, что:

• данные учета неполные, и руководитель не видит реальную картину по налогам, прибыли, долгам и обязательствам;
• налоги платятся, но с нюансами: есть неразобранные суммы на ЕНС, не сверены начисления и платежи;
• нет регулярного контроля за ЕНС, хотя налоговая тоже может ошибаться;
• бухгалтер пропустил важные изменения в законодательстве и продолжает работать по старым правилам;
• используются устаревшие стандарты учета, не применяются новые ФСБУ;
• в начислениях по сотрудникам, НДФЛ, страховым взносам и отчетности есть ошибки;
• кадровый учет ведется неполно;
• первичные документы собраны не полностью;
• в базе остаются старые ошибки, которые могут всплыть при требовании, проверке или смене бухгалтера.

Этот список можно продолжать долго. Почти каждая бухгалтерская ошибка имеет последствия: лишние налоги, требования ИФНС, штрафы, блокировки, потеря денег или необходимость срочно восстанавливать учет.

Для собственника такие ошибки особенно болезненны, потому что он часто узнает о них не тогда, когда их еще легко исправить, а когда проблема уже стала дорогой и болезненной

Важно проверить не только факт отправки отчетности, но и статус ее приема.
Нужно посмотреть:

• сданы ли декларации по НДС, налогу на прибыль или УСН;
• сданы ли 6-НДФЛ, РСВ и бухгалтерская отчетность;
• отправлены ли уведомления по ЕНП;
• есть ли несданные отчеты или просрочки;
• как закрывались требования налоговой.

Иногда отчет “отправлен”, но не принят из-за ошибки. Для собственника это риск: внешне задача выполнена, а по факту отчетность может считаться несданной.

Это главный блок проверки. Нужно понять, корректно ли считаются налоги и совпадают ли данные учета с расчетами налоговой.
Важно проверить:

• сальдо ЕНС в личном кабинете;
• начисления и платежи по налогам и взносам;
• неразобранные суммы на ЕНС;
• НДС: книгу покупок, книгу продаж, авансы, вычеты и расхождения с контрагентами;
• налог на прибыль или УСН: доходы, расходы, подтверждающие документы и закрытие месяца;
• старые остатки на счетах, которые давно не разбирались.

По НДС особенно важно, чтобы данные покупателя и продавца были зеркальными. Если у одной стороны документ отражен иначе, налоговая может увидеть расхождение и направить требование.
Хороший бухгалтер должен уметь объяснить, из чего сложилась сумма налога. Ответ “так программа посчитала” - это не объяснение.

Ошибки в зарплате и кадрах могут привести к требованиям по НДФЛ, страховым взносам, 6-НДФЛ, РСВ и кадровым документам.
Нужно проверить:

• корректно ли начисляется зарплата;
• нет ли выплат ниже МРОТ при полной занятости;
• правильно ли удерживается НДФЛ;
• совпадают ли начисления, выплаты и налоги;
• нет ли расхождений между зарплатной программой, бухгалтерией и отчетностью;
• оформлены ли трудовые договоры, приказы, отпуска и увольнения;
• есть ли документы по охране труда.

Кадровый учет часто считают формальностью. Но отсутствие документов может привести к штрафам и серьезным рискам для компании.

Первичка - это основа учета. Если документов нет или они оформлены плохо, даже красивая отчетность становится слабой.
Важно проверить:

• есть ли договоры;
• подписаны ли акты и УПД;
• есть ли счета-фактуры;
• совпадают ли суммы в документах и учете;
• нет ли документов без подписей;
• загружены ли документы из ЭДО;
• нет ли операций без подтверждения.

Обещание контрагента “потом пришлем акт” - это не первичный документ. Даже если обещание было очень уверенным.

Бухгалтерский учет меняется. Появляются новые ФСБУ, меняются правила отражения операций, обновляются требования к отчетности и налогам.
Собственнику стоит проверить:

• обновлена ли учетная политика;
• применяются ли актуальные ФСБУ;
• отслеживает ли бухгалтер изменения законодательства;
• есть ли участки, где учет ведется “как раньше”.

Фраза “мы всегда так делали” в бухгалтерии может звучать спокойно. Но на практике она иногда означает, что учет уже давно живет в прошлом, а риски - в настоящем.

Независимая проверка помогает собственнику понять реальное состояние учета без эмоций и конфликта.
После проверки становится понятно:

• сдана ли отчетность;
• есть ли налоговые риски;
• корректно ли считаются налоги;
• есть ли проблемы с ЕНС;
• хватает ли первичных документов;
• правильно ли ведется зарплата;
• в каком состоянии кадровый учет;
• можно ли доверять данным в базе;
• что нужно исправить в первую очередь.

Это особенно важно перед сменой бухгалтера, налоговой проверкой, продажей бизнеса, привлечением инвестора или переходом на бухгалтерский аутсорсинг.

AuditKey проводит проверку бухгалтерской базы и ключевых участков учета. Мы смотрим не только на то, сданы ли отчеты, но и на качество данных, налоговые риски, документы, ЕНС, НДС, зарплату, кадровый учет и применение актуальных правил учета.

По итогам проверки клиент получает понятную картину: что в порядке, где есть ошибки, какие участки требуют внимания и какие действия нужно выполнить в первую очередь.

AuditKey поможет оценить учет, выявить слабые и рисковые участки, а также составить понятный план действий на основании данных бухгалтерской базы и требований законодательства, чтобы собственник видел реальную картину и мог принимать решения спокойно.

Если собственник не понимает суммы налогов, часто приходят требования, на ЕНС непонятное сальдо, документы не систематизированы или бухгалтер не может объяснить данные учета - проверка точно нужна.
Да. Проверка может быть полной или точечной: только налоги, только ЕНС, только НДС, только зарплата или только состояние базы перед сменой бухгалтера.

Если собственник не понимает, в каком состоянии бухгалтерия, получает неожиданные суммы налогов, видит частые требования от налоговой или сомневается в качестве учета, лучше провести независимую проверку.

Нет. Даже у хорошего бухгалтера могут быть ошибки, перегрузка или участки, которые требуют дополнительного контроля.

Да. Проверка может быть полной или точечной: только налоги, только ЕНС, только НДС, только зарплата или только состояние базы перед сменой бухгалтера.