Бухгалтер ошибся: кто ответит перед налоговой, бухгалтер или директор

"Это бухгалтер так сделал". Почти каждый собственник хотя бы раз произносил эту фразу.

Но когда ФНС доначисляет налоги, начисляет штрафы или блокирует счет, выясняется, что роль бухгалтера в этой истории не всегда главная и точно не единственная.
На одной из налоговых проверок компания потеряла расходы на 65 миллионов рублей. Причина оказалась неожиданной: бухгалтер даже не видел часть документов. Их просто не передали в бухгалтерию.
Руководитель был уверен, что бухгалтер должен самостоятельно собрать акты, накладные и договоры у сотрудников и контрагентов. В результате расходы исключили, налог пересчитали, а к недоимке добавились пени и штраф.

Разберемся, за что отвечает директор, а за что - бухгалтер.

По закону директор обязан организовать бухгалтерский учет и хранение документов. Для этого он назначает главного бухгалтера, передает учет другому сотруднику или заключает договор с бухгалтерской компанией.
Бухгалтер отвечает за правильность своей работы. Директор -за то, чтобы учет в компании был организован и бухгалтер получал все необходимые документы и информацию.

Проще говоря, бухгалтер отвечает за то, что делает сам. Директор - за то, чтобы бухгалтер вообще мог выполнить свою работу.

Нет. Назначить главного бухгалтера или заключить договор с бухгалтерской компанией - это только первый шаг.

Директор не обязан лично рассчитывать зарплату, проверять каждую проводку или пересчитывать НДС.

Его обязанность - создать систему , в которой учет может вестись правильно. Это означает назначить ответственных, организовать документооборот, обеспечить хранение документов и бухгалтерской базы, распределить обязанности между сотрудниками и создать условия, при которых бухгалтер сможет выполнять свою работу.
Если такой системы нет, ссылаться только на ошибку бухгалтера обычно уже не получится.

Одно из самых распространенных заблуждений собственников звучит так:
"Если бухгалтеру нужны документы, пусть сам их и собирает"

Но бухгалтер не присутствует при всех переговорах, не принимает товары, не подписывает акты и может не знать о части операций компании.

Именно здесь многие компании совершают одну и ту же ошибку. Они считают, что бухгалтер обязан сам искать документы среди контрагентов и сотрудников компании. Но закон такой обязанности на бухгалтера не возлагает.
Именно руководитель должен определить:

• кто передает договоры, акты, накладные и чеки;
• в какие сроки документы поступают в бухгалтерию;
• кто контролирует получение оригиналов;
• что делать, если документ не оформлен или потерян.

Бухгалтер может запросить документ, напомнить о нем и предупредить о последствиях. Но он не может создать акт вместо сотрудника, который его не оформил, или узнать о сделке, о которой ему никто не сообщил.
Если расходы не подтверждены документами, налоговая может исключить их из расчета налога. Если в бухгалтерию не передали сведения о реализации, доходы и налоги могут оказаться заниженными.

Поэтому организация бухгалтерского учета начинается не с проводок в 1С. Она начинается с работающего документооборота.

Если бухгалтер получил документы, обладал всей необходимой информацией и допустил ошибку, отвечать за нее придется именно ему.
Например, бухгалтер может отвечать, если он:

• получил документы, но не отразил их в учете;
• допустил существенную ошибку в расчете или отчетности;
• пропустил установленный срок;
• не сообщил руководителю о требовании ФНС;
• скрыл обнаруженную ошибку;
• не предупредил о существенном налоговом риске;
• потерял переданные документы или учетную базу.

Но нельзя обвинить бухгалтера в отсутствии документов или информации, которые ему просто не передали.

В зависимости от ситуации бухгалтер может нести дисциплинарную, материальную, административную или даже уголовную ответственность. Какая именно наступит, зависит от характера нарушения, полномочий бухгалтера и степени его вины.

Большое значение имеет то, как принималось спорное решение.
Если бухгалтер письменно сообщил о налоговом риске, а руководитель потребовал провести операцию определенным способом, переписка может стать важным доказательством того, что директор понимал возможные последствия.
Поэтому бухгалтеру разумно фиксировать существенные предупреждения письмом, служебной запиской или сообщением, которое можно сохранить.
Это не освобождает специалиста от любой ответственности. Но директору будет сложнее утверждать, что он ничего не знал о риске и отрицать свою вину.

Да, но автоматически это не происходит.

Компании придется доказать ошибку бухгалтера, его вину, размер причиненного ущерба и связь между ошибкой и убытками.

Сам доначисленный налог суды обычно не считают убытком, поскольку организация должна была уплатить его в любом случае.
Совсем иначе могут оцениваться штрафы, расходы на восстановление учета и некоторые другие потери.

Передача бухгалтерии на аутсорсинг не освобождает директора от обязанности организовать учет. О том, как распределяется ответственность между клиентом и бухгалтерской компанией, мы подробно расскажем в отдельной статье.

Собственнику не обязательно разбираться во всех проводках. Но он должен понимать, как устроен учет в его компании.

Полезно регулярно проверять:

• передаются ли документы в бухгалтерию вовремя;
• можно ли быстро найти документы по крупным сделкам;
• сохранены ли бухгалтерская база и необходимые доступы;
• кто отвечает за кадровые документы и трудовые книжки;
• сообщает ли бухгалтер о существенных рисках.

Если на эти вопросы невозможно получить четкий ответ, проблема уже не только в бухгалтере. Это означает, что в компании не выстроена система учета и контроля.

Отсутствие бухгалтерского образования не освобождает руководителя от обязанности организовать учет.
Директор не обязан лично рассчитывать НДС. Но он должен выбирать компетентных специалистов, обеспечивать передачу документов, реагировать на предупреждения и не давать заведомо незаконных распоряжений.
При этом у руководителя по сути два варианта: либо самому погружаться в ключевые показатели и регулярно контролировать работу бухгалтерии, либо периодически заказывать независимую проверку главной книги, учетной базы и налоговых рисков.
Директору не нужно становиться главным бухгалтером. Но полностью выключаться из вопросов учета тоже нельзя.

Главная ошибка многих собственников - думать, что бухгалтерия начинается с проводок и деклараций. На самом деле она начинается с организации работы внутри компании.
Если документы вовремя не попадают в бухгалтерию, обязанности не распределены, а контроль отсутствует, даже самый опытный бухгалтер не сможет защитить компанию от ошибок.
Поэтому хороший учет -это всегда совместная работа директора и бухгалтера. Один создает систему, второй обеспечивает ее правильную работу. И только когда каждый выполняет свою часть обязанностей, бизнес действительно защищен.